Gdy myślimy o umowie to zwykle mamy przed oczami kartkę papieru, którą podpisujemy. Ważniejsze umowy zawieramy przez notariuszem. Co jednak z wiadomościami e-mail? Czy można zawrzeć umowę w ten sposób? Z tego artykułu dowiesz się czy można skutecznie zawrzeć umowę poprzez e-mail i na co należy uważać, by zabezpieczyć swoje interesy.

Co to jest umowa?

Na pewno masz już za sobą nie jedną zawartą umowę. Twój podpis znalazł się na dokumencie, zaraz obok podpisu kogoś innego. Czy wiesz, czym właściwie stał się ten kawałek papieru? 

Co ciekawe, przepisy Kodeksu cywilnego nie definiują czym jest umowa. Tym samym nie określają w sposób precyzyjny przesłanek jej zawarcia. Używając języka prawniczego można wskazać kilka cech „tego czegoś”. Umowa można określić jako wielostronną czynność prawną polegającą na złożeniu zgodnych oświadczeń woli przez strony. W praktyce najczęściej jest to jednak czynność dwustronna.

Może brzmi to nieco niepokojąco, ale na pewno czujesz o co chodzi i potrafisz przytoczyć kilka przykładów:

  • Zofia pożycza Janowi 1500 zł (umowa pożyczki),
  • Stanisław sprzedaje Michałowi swój samochód (umowa sprzedaży),
  • Małgorzata udostępnia Konradowi swoje mieszkanie w zamian za miesięczny czynsz (umowa najmu).

Istotą umowy jest „samozobowiązanie się” stron. Zawierając umowę, zobowiązują się one zarazem do jej wykonania. Oznacza to, że zawarta już umowa powinna zostać przez strony wykonana zgodnie z jej treścią.

Kluczowy jest moment zawarcia umowy

Jeśli udało Ci się przebrnąć przez pierwszy akapit to wiesz już, że kluczem do obowiązywania umowy jest jej skuteczne zawarcie. Jeśli nie zawrzemy skutecznie umowy, to nic się nie stanie. W związku z tym pojawia się pytanie: czy można w sposób skuteczny zawrzeć umowę poprzez wiadomość e-mail? Jeszcze chwilę potrzymam Cię w niepewności i poproszę o rzucenie okiem na pewien przepis Kodeksu cywilnego:

Art.  60. [Oświadczenie woli]

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Przytoczony przepis jasno stanowi, że oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie się, które w dostateczny sposób ujawnia wolę osoby składającej to oświadczenie. W tym także poprzez e-mail. 

Zatem odpowiedź jest prosta: tak, umowę można zawrzeć poprzez e-mail. Jednakże nie każdą.

Umowy dla których wymagana jest szczególna forma

To co napisałem wyżej jest prawdą, ale tylko wtedy, gdy przepisy nie przewidują szczególnej formy do zawarcia danej umowy pod rygorem nieważności. Z ostrożności sprawdź za każdym razem czy umowa, którą chcesz zawrzeć nie jest obarczona takim obowiązkiem.

Przykładowo umowami, które nie mogą być skutecznie poprzez e-mail są:

  • umowa sprzedaży nieruchomości,
  • umowa spółki kapitałowej,
  • umowa zrzeczenia się dziedziczenia.

Umowa zawarta przez e-mail to nie umowa pisemna!

Zawierając umowę w ten sposób może wydawać nam się, że tak naprawdę zawieramy umowę w formie pisemnej. Kodeks cywilny jednakże określa precyzyjne wymogi wobec takiej formy.

Art.  78. [Zwykła forma pisemna]

§ 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

§ 2. (uchylony).

Przytoczony przepis jasno stanowi, że do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wymagane jest co najmniej złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jej treść. W przypadku umowy zawartej przez e-mail nie mamy do czynienia z żadnym własnoręcznym podpisem, zatem nie ma tutaj mowy o formie pisemnej.

Umowa zawarta przez e-mail nie jest umową zawartą w formie elektronicznej

Być może myślisz sobie, że skoro umowa taka nie jest umową zawartą w formie pisemnej, to jest zawarta w formie elektronicznej. Zaskoczę Cię, ale umowa zawarta przez e-mail nie jest umową zawartą w formie elektronicznej. Podobnie jak w przypadku formy pisemnej, tutaj także Kodeks cywilny wymaga spełnienia szczególnych wymogów

Art.  781.  [Forma elektroniczna]

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Widzisz czego brakuje? Do zachowania formy elektronicznej wymagane jest opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli więc jedynie wymienisz się e-mailami ze swoim kontrahentem, to ta przesłanka nie zostanie spełniona. Przytoczony przepis ma jednak duże znaczenie w praktyce. Umowa zawarta w ten sposób (tj. elektronicznie i z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) ma taką samą moc jak umowa zawarta w formie pisemnej. Jedynie na marginesie zaznaczę, że przepis ten zastąpił uchylony art. 78 § 2 KC, więc uważaj, gdy korzystasz ze starszych opracowań.

Umowa zawarta przez e-mail może być dowodem w sądzie

Z uwagi na to, że prawo pozwala na zawieranie większości umów poprzez wiadomość e-mail, taka korespondencja może stanowić ważny dowód w sądzie. Spójrzmy na fragment orzeczenia sądu apelacyjnego w tej sprawie:

Wyrok

Sądu Apelacyjnego w Łodzi

z dnia 3 marca 2016 r.

I ACa 1313/15

(…) Ubocznie należy podkreślić, że zawierające projekt umowy wydruki wiadomości e-mail sąd pierwszej instancji trafnie zakwalifikował, jako inne środki dowodowe w rozumieniu art. 309 KPC, podlegające swobodnej ocenie sędziowskiej jak każdy inny dowód na zasadzie art. 233 § 1 KPC (…)

Tym samym sąd uznał, że wydruki wiadomości e-mail należy zakwalifikować jako inne środki dowodowe, podlegające swobodnej ocenie sędziowskiej jak każdy inny dowód.

Traktuj e-mail jako ostateczność

Umowa zawarta poprzez e-mail jest lepsza niż żadna. Nie ulega jednak wątpliwości, że umowa zawarta w formie pisemnej jest lepsza niż zawarta poprzez e-mail. Jeśli więc chcesz zabezpieczyć swoje interesy to poproś drugą stronę o zawarcie umowy w formie pisemnej. Być może posiadasz także kwalifikowany podpis elektroniczny. Wówczas możesz zawrzeć umowę przy jego pomocy.

Gdy sprawa trafi do sądu i jedynym dowodem będzie e-mail, to możesz mieć pewne trudności w udowodnieniu swoich racji. To prawda, że taka korespondencja może stanowić dowód. Prawdą jest też, że jest to dowód nastręczający wielu zagwozdek dowodowych. Czy nastąpiło zgodne oświadczenie woli? Czy druga strona otrzymała wiadomość? Jakie warunki umowy ustaliły strony? Na co każda ze stron tak naprawdę się zgodziła?

Podsumowanie

  • większość umów może zostać skutecznie zawarta poprzez e-mail,
  • umowa zawarta poprzez e-mail ma wady, które utrudniają jej egzekwowanie przed sądem,
  • jeśli masz wybór, wybieraj formę pisemną.
ZAINTERESOWAŁ CIĘ TEN ARTYKUŁ?
Newsletter Dawid Jan Walczak
Zapisz się na newsletter!

Szanuję Twoją prywatność i obiecuję, że nie będę rozsyłać spamu. Będę wysyłał do Ciebie wiadomości dotyczące nowości na blogu oraz produktów i usług z blogiem związanych. W każdej chwili możesz zrezygnować. Gdybym był na Twoim miejscu, na pewno bym się zapisał!

Zostaw komentarz

0
    0
    Koszyk
    Twój koszyk jest pustyWróć do sklepu